「マルチタスク能力」とは複数の作業を同時にこなす能力のことを指します。
現代人は仕事以外の場でもこの能力をよく使っていると言われており、例えば電話で話しながら資料に目を通したり、テレビをつけながらスマホでSNSを開いたりしているのも考え方によってはマルチタスクです。
少し前までは、このマルチタスク能力は、大抵の場合に長所として扱われ、企業内で高評価の対象だったと言われています。しかし、脳の機能に関する最近の研究で「マルチタスク能力が高い」と思われていた人たちは、実は複数の作業を同時にこなす超人的な能力を有しているわけではないということが分かってきました。しかもそれだけでなく、むしろ同時に複数の作業を行うと生産性が落ちるということが明らかになってきたのです。
ロンドン大学精神医学学科のチームは「Eメールや電話によって気を散らされたときビジネスパーソンのIQは低下しており、徹夜明けの数値とほぼ同等である」と発表しています。また別の研究チームによると、マルチタスクによって生産性は最大40％も下がるという結果も出ています。スタンフォード大学の研究では、262名の生徒を対象に、最もマルチタスクしている（メール→チャット→電話と頻繁にやることをきりかえている）19名と、最もマルチタスクをしていない22名に対して、ある実験を行いました。「単一タスクにのみ集中している」という同じ状況でテストを受けさせ、両極端の彼らの結果を比較したのです。その結果、習慣的にマルチタスクを繰り返している19名のほうが、日常でマルチタスクをしていない22名よりも明らかにテストの結果が悪いことが判明しました。実際にマルチタスクの危険性を唱える研究者は多く、「ながらスマホ」「ながら運転」などの言葉は、このマルチタスクが原因の注意力低下による大事故などの危険性を訴えた言葉だと言えます。
ただ、企業の中で明らかに周りの人よりも早く仕事を次から次へと片付け、複数の作業を同時にやっているとしか思えないスピードでタスク処理をしている“超人”が存在するのも事実です。私も社会に出てから何回か、そういう方に出会ったことがあります。最近の研究では、彼らのやっていることが複数の作業を同時にこなすのではなく、さまざまな作業をまとめ、論理的な作業順序を決めた後、1つの作業に対して強烈な集中力で取り組んでいることであるとわかってきました。彼らは、会議中にスマートフォンをいじったり、電子メールの着信音が響くたびに手元の作業を中断してメールアプリを開いてみたりもしません。つまり、“超人”は複数の作業を同時にこなしているのではなく、単一の作業に集中して取り組み、その後迅速に頭を切り換え、次の作業に取りかかるスピード感が人よりも早いのです。中にはこれを「タスクスイッチング能力」という人もいます。
前職時代、私は青学の練習やSELL関連の打ち合わせを朝に入れていたため、週2,3回ほどは朝10時半に出社していました。さらに週に最低2回はMTGと夜練のために18時過ぎには退社しており、明らかに周りの人よりも仕事をしている時間は短かったです。その中でもそれなりの仕事の成果は出し、最終年の人事評価も最も高い評価をいただいていたので、周りからは「マルチタスカー」とよく言われていました。ただ、実際に振り返ってみると、昨今の研究結果の通り、同時に何か作業をしていることはほぼなく、とにかく「人が15分かけるタスクを10分で終わらす」ということを心がけ、それをひたすら繰り返していました。一般的な会社員の平均勤務時間を仮に10時間と仮定した場合、15分かかるタスクを10分で繰り返していると10時間働けば3時間20分もの差になります。つまり、同じ仕事の量を6時間40分で終えられるわけです。これを毎日やっていれば朝9時に出社して20時まで仕事をしている一般的な企業人と同じ業務量を、10時半に出社して18時過ぎに退社する生活でもこなすことができるわけです。これは私が、ラクロスと仕事を両立したいと思っていたからこそ、そのために身に付けられた能力だと思っています。
ラクロス部に所属していると、色々なタスクが一気に降りかかってくることは日常茶飯事ですよね。
例えば学生でも、部活の練習、バイト、課題の提出、部活の係の仕事、家事、などなど。これが社会人になると、上述した私のように、仕事の中での複数のタスクに加え、トレーニングやコーチ業、私生活との両立へと変わります。現在の私の場合は、仕事の複数のタスク、日本代表のGM／HCとしてのタスク、青学のHCとしてのタスク、このコラムの執筆業、そしてラクロス以外の私生活を日々まわすのが日常です。ラクロスを始めてから15年間、内容は変わってもずっとこのような複数タスクをまわしている状況で過ごしてきました。前にも述べたように、これはだからこそ学べた能力なのです。つまり、ラクロスをしている生活はマルチタスクやタスクスイッチングの宝庫だと言えます。上手く活用すれば、一つひとつのタスクを片付けるのが大幅に早くなるかもしれません。しかし一歩間違えれば、周りにはそれが注意力散漫のように写り、自分自身の信頼を損なうきっかけにもなってしまいます。大事なのは真のマルチタスク＝タスクスイッチングを正しく理解し、適切に実行できることです。
タスクスイッチングを適切に実行するためには、優先事項を判別して優先順位に応じてタスクを実行していく習慣が必要です。優先事項のつけ方に関しては、スティーブン・R・コヴィーの著書『7つの習慣』の中で説明がされています。この本は、世界40ヶ国語で翻訳され、販売部数3,000万部を記録した世界的名著です。また、「20世紀に最も影響を与えたビジネス書」の第1位にも輝いている本なので、まだ読んでいない方にはぜひ一度読んでいただきたい一冊です。
コヴィーは本書の中で、“第3の習慣”として「最優先事項を優先する」ことの重要性について記しています。また、そのための一つの手法としての「時間管理マトリクス」というタスク管理術も紹介しています。このテクニックは、“時間管理の達人”としても有名な第34代アメリカ大統領ドワイト・D・アイゼンハワーの仕事術を元にしており、 別名アイゼンハワー・マトリクスとも呼ばれています。
具体的には下図のようなマトリクスを指します。
このマトリクスは、「最も決断を急ぐべき案件が、最も重要な案件であることは滅多にない」という考え方に基づいて作られています。例えばTo Doリストを作成している人は多くいると思いますが、そこに緊急案件だけを書いてしまいがちではないでしょうか。それに対し、このマトリクスではすべてのタスクを「重要かそうでないか」「緊急かそうでないか」の２つの軸で判断して４つに分類していきます。
そうすると、すべてのタスクは次の４種類に分類されます。
ここでは、
・図の左上（＝緊急度も重要度も高い）をA
・図の右上（＝重要度は高いが緊急度は低い）をB
・図の左下（＝緊急度は高いが重要度は低い）をC
・図の右下（＝緊急度も重要度も低い）をD
として説明を進めていきます。
それぞれを仕事に置き換えると、図に書いているような例が当てはまります。コヴィーは本書の中で、この中のBにあたる「重要だが緊急ではない」タスクの大切さを説いています。「重要かつ緊急なもの」＝Aはもちろん対処しなければなりません。しかし、その中にはトラブル対応のような危機的で、プレッシャー・ストレスを伴うものも多くあるため、私たちは「重要かつ緊急なもの」だけにとらわれてしまいがちなのです。To Do リストは、「緊急なもの」、つまりはAとCだけを取り出していることが多く、「重要だが緊急ではない」ものは、このやることリストに含まれないことが多いと言われています。そうするとどうしても後回しにしてしまいがちになり、本当に重要なことにいつまで経っても時間がかけられないこととなってしまいます。
私は実際にこの時間管理マトリクスを活用しながら日々のタスクを整理しています。To Doリストももちろん考えていますが、この作業を必ず定期的にやっている理由は、上述したとおり、今すぐにやらなくてもいいけど重要なことをやる時間を見つけるためです。そのためには「緊急かつ重要なもの」に対しては確実に期限までの間に時間をとりつつ、「緊急だが重要ではないもの」がどれかを判別し、それらを手際よく処理していくことが必要です。そうして初めて人よりも空き時間を捻出することができ、「緊急ではないが重要なもの」に時間をかけることができます。
私の現状に置き換えて考えると、このコラムの執筆や代表の週末MTGの準備は期限がある大事なことなのでAです。これらは、自分にとっても重要なタスクでもあるので期日があっても時間をかけて考え、質の高いものを提供する必要があります。それを踏まえ、その時間をきちんと確保できるよう逆算し、作業に取り組んでいます。
加えて、私のLINEには日々2，3時間放置するだけで100件近くの通知が貯まることもよくあります。そういった青学や代表やSELL、その他チームなどからの報告や相談のLINEは、私にとってはそこまで重要でないものも含まれるので、必ずしもAではなくCの場合もあります。ですが、これらも私が返信しないと相手が動けないなど、急ぎで対応を必要とするものも多数あります。こういったことはできるだけ短時間で効率よく、集中して処理し、空き時間ができればそこを活用してBを進めるようにしています。私にとってのBは、1年間の代表チームの逆算計画だったり、SELLやそれ以外の事業の長期プランの作成だったり、青学のリーグの展望だったりします。これらは、いますぐに期限があるわけではないものの、絶対に考えなければならないことです。コヴィーは本書の中で、これが実は長い目での成功を考えたときには「最重要」のタスクであると説明しています。
このようにマトリクスを活用することによって優先順位を整理し、本当に時間をかけるべきタスクに時間をかけるべきだというのは、社会人はもちろん、学生においても全く同じことが言えるかと思います。青学の学生にもよくこの話はしており、実際にタスク整理をしてもらうこともあります。青学の場合はその時にもよりますが、幹部のみが幹部の仕事についてマトリクスを活用し整理することも、それを部員それぞれが個人のレベルで行うこともあります。数年前、それまできちんと仕事をこなしていた幹部が就活に追われ、目の前のタスクを片付けることに精一杯になってしまったことがありました。そうすると1か月先、3か月先、リーグ戦までのことを長期的に考えてスケジュールを組んだり、いまのうちに事前に係に仕事を振っておいたりすることができなくなるので、組織としてはただ毎日を凌いでいるだけのようになってしまいます。そのときに一度マトリクスを活用し、タスクを整理してもらった際の図が下のものです。
これは幹部が当時4年生で、就活で切羽詰まっているという状況で個人の日々のタスクを整理するために書いたものなので、このタスクがこの分類なのか、などの疑問はあるかもしれませんが、大事なのは本人がこの作業を通してタスクの優先順位を整理でき、時間を有効的に活用できるようになることです。
例えば今日は1時間、明日は2.5時間、これらのタスクに割ける時間があるとします。その場合、まずは毎日とにかくAに時間をかけることから始めるべきです。Aのタスク処理に2日とも1時間かかるとしたら、今日はAしかできないので、Cは頼めるなら誰かに頼んで対応してもらい、自分でやる必要がある場合は明日にまわします。翌日もAに1時間かかるとしたら、翌日Aを完了したのち、できるだけ短い時間でCを片付けます。そこまでできてはじめてB＝長期的計画を考える時間をとることができるのです。仮に30分でCを片付けられれば、1時間Bを考える時間があります。ただ、このBの存在を忘れてしまっていると、1時間半でタスクの連続処理を辞めてDをする時間にあててしまったり、Cを無駄に長い時間をかけてやったりしてしまうのです。もちろん、Dのような息抜きになることをやる時間が必要なときもありますし、むしろその方が高い緊急度のことも状況によってはあります。それはその人のその状況における価値観次第です。ただ、「緊急度」という軸だけでやらないといけないことを考えていると、空き時間ができたときにせっかくできたその時間を有効に使うことができなくなってしまいます。そうならないために、このマトリクスの考え方を活用してタスクを整理し、次から次へとタスクを切り替えていけるようになることは非常に大切な能力です。
新時代に求められる“マルチタスク”は、タスクの優先順位をつけた上で、取り組むタスクを次から次へと素早く切り替え片付けていく能力です。朝から晩まで学校に、部活に、バイトにと多方面で充実している毎日を送れるラクロス部の環境では、タスクの優先順位をつけられるようになることは非常に有効的ですし、その能力を付けられる絶好の環境と言えるでしょう。できるだけ少ない時間で必要な緊急タスクの処理ができれば、その先で本当に自身の役に立つ、ワクワクする未来を描くタスクにもっと時間をかけることができます。新時代のマルチタスクを身に着けた先で、自分の未来のために投資する時間をしっかりつくれるようになってください。
SELL代表
柴田陽子
▶︎Profile
柴田陽子（1987年生まれ、兵庫県出身、神奈川県在住）
【学歴】
・大阪教育大学教育学部附属高等学校池田校舎卒業
・慶應義塾大学総合政策学部総合政策学科卒業
【社会人歴】
・アクセンチュア（SAPを専門に取り扱う部門でクライアント企業へのSAPシステムの導入プロジェクトに携わる）
・リクルート（リクルート住宅部門注文住宅グループ神奈川チームにて住宅雑誌「神奈川の注文住宅」の営業）
・WWE（米国最大のプロレス団体の日本法人にてマーケティング、ライセンシング、セールスなどをサポート）
・ナイキジャパン（通訳チームの一員としてスポーツマーケティング、ロジスティックス、テック、CSRなどの視察や会議の通訳および資料翻訳を担当）
・電通（オリパラ局の一員として東京大会の各競技のスポーツプレゼンテーションを企画。チームの国際リエゾンとして豪州のパートナー企業との交渉も担当）
・Second Era Leaders of Lacrosse（代表として団体創立に携わり現在に至る）
【ラクロス選手歴】
（所属チーム）
・慶応義塾大学女子ラクロス部（2005年～2008年）
・FUSION（2009年～2013年）※2010年～2012年主将、2013年GM
・CHEL（2014年～2016年）※2015年主将、2016年副将
（選抜チーム）
・U20関東選抜（2005年）
・U22日本代表（2008年）
・日本代表（2009年～2011年 ）※2009年W杯参加
【ラクロスコーチ歴】
（所属チーム）
・慶応義塾大学女子ラクロス部AC（2009年）
・青山学院大学女子ラクロス部HC（2010年～現在）
（選抜チーム）
・U20関東選抜AC（2012年）
・U20関東選抜HC（2013年）
・U19日本代表AC（2015年）
・日本代表AC（2017年）
・全国強化指定選手団AC（2019年）
・日本代表GM兼HC（2020年～現在）
【主なラクロスタイトル】
（選手）
・関東学生リーグベスト12（2007年）
・東日本クラブリーグ優勝（2011年・2012年 FUSION、2014年 CHEL）
・全国クラブ選手権優勝（2011年 FUSION）
・全国クラブ選手権準優勝（2014年 CHEL）
・全日本選手権準優勝（2011年 FUSION）
・全日本選手権3位（2014年 CHEL）
（コーチ）
・全国最優秀指導者賞（2018年）
